Si parla spesso di termini come “digitalizzazione aziendale“, “industria 4.0” o ancora di MES o altri termini simili. Se ne percepisce l’utilità, ma è sempre incombente il timore che mettere mano alle procedure aziendali e riadattare i processi produttivi, sia la parte di gran lunga più onerosa, anche rispetto all’investimento di carattere economico.
Forse può aiutare ad inquadrare meglio la questione, un cambio di prospettiva. Proviamo ad osservare il punto di vista di un tecnico operativo, ossia una di quelle figure professionali su cui dipende maggiormente il successo o meno del processo di digitalizzazione.
Racconteremo gli impegni settimanali di Giovanni, un ipotetico tecnico manutentore di una impresa che opera sugli impianti di alcuni clienti.
È lunedì mattina, Giovanni sa che questa settimana deve lavorare presso 3 clienti, di cui uno recentemente acquisito. La ditta per cui lavora ha adottato da tempo uno strumento di gestione delle attività che aiuta Giovanni a svolgere le proprie mansioni, utilizzando il suo smartphone.
Apre allora il suo dispositivo mobile e da un’occhiata alle attività di oggi. Ci sono 25 schede da completare presso la Calcestrux srl e 6 presso il consorzio Bardil.
Decide quindi di recarsi prima alla Bardil e nel pomeriggio alla Calcestrux per completare alcune delle 25 schede, che possono essere terminate nei giorni seguenti.
Arriva presso il cliente ed entra salutando il personale che incontra, perché dopo alcuni anni che vi lavora, seppure da esterno, ormai è riconosciuto da tutti. Si reca nei locali dove si trovano i macchinari di cui deve effettuare le ispezioni ed apre lo smartphone con le 6 schede. Su ciascuna è indicata la lista di ispezioni che deve effettuare. Ci sono voci da spuntare, misurazioni da rilevare e riportare. Note e appunti per commentare le ispezioni, a complemento delle spunte.
Può anche aprire le schede tecniche del produttore dei macchinari, per riguardare qualche dettaglio.
Dopo aver compilato tutte le voci, archivia la scheda. Il sistema la salva e ne predispone una nuova per la settimana successiva.
Ogni scheda riflette le attività che devono essere svolte su un particolare asset, a cadenza periodica. Quindi si può trattare di mansioni settimanali, come questa, ma anche mensili, semestrali, e così via. Possono esserci persino quelle giornaliere.
Una volta che una scheda viene compilata e salvata, diventa visibile anche ai supervisori. Un supervisore potrebbe essere il superiore di Giovanni presso la ditta dove lavora, ma anche un omologo presso l’azienda cliente, in questo caso la Bardil.
In dashboard, un supervisore può verificare che tutte le attività previste nel periodo siano state svolte regolarmente. Se ci sono ritardi può chiederne riscontro. Inoltre, può visionare nel dettaglio le varie schede compilate. Ad aiutarlo nella lettura, sono presenti delle icone colorate sulle schede in cui il manutentore ha rilevato delle superficiali anomalie. Se le anomalie fossero state più gravi avrebbe aperto un ticket, come vedremo tra poco.
Giovanni prosegue la sua attività di controllo. Su un macchinario occorre sostituire dei componenti usurati. Apre allora un ticket associato all’asset da riparare, descrive l’intervento, annota la spesa dei componenti sostituiti, perché non inclusi nel contratto di manutenzione che la sua ditta ha stipulato con il cliente. Può allegare foto a corredo della descrizione e persino includere la fattura relativa alla spesa extra. Infine, chiude lui stesso il ticket.
La spesa extra viene riportata sulla dashboard dei supervisori e sommata a tutte le similari prodotte dalla ditta di Giovanni e da tutte quelle che si occupano delle manutenzioni. È anche possibile visualizzare gli oneri dei contratti di fornitura. In questo modo il supervisore può tenere il polso delle spese generali relative a questo ambito.
Nel pomeriggio poi, Giovanni si reca alla Calcestrux dove deve ispezionare 25 macchine, non tutte lo stesso giorno. Si tratta di due tipi di macchinari, 15 di un tipo e 10 di un altro, tutti identici tra loro per tipologia.
Per compilare correttamente le schede di ognuno senza confondersi, utilizza dei codici QR disposti presso ciascun asset. Inquadrando con la fotocamera dello smartphone il codice QR di una macchina, può visualizzare la corretta scheda associata.
Al termine delle 25 attività Giovanni genererà un rapportino pdf contenente tutte le ispezioni e lo firmerà digitalmente. Il pdf verrà inviato al cliente che potrà conservarlo in digitale o stamparlo, nel quadro delle sue certificazioni di gestione.
Tutti i documenti creati o caricati sullo strumento (foto e pdf, ma anche video, vocali e altri tipi di file) vengono collezionati all’interno di un archivio documentale. Accanto ad ogni documento sono visibili informazioni come la data e l’autore. Inoltre, possono essere associati una serie di tag per classificare meglio il documento e facilitarne la successiva ricerca. L’amministrazione della ditta di Giovanni è lieta di ciò, perché ritrovare fatture, rapportini e altri documenti, non è più un grattacapo.
Utilizzando lo strumento di gestione, Giovanni ha ottimizzato il proprio lavoro e velocizzato di molto le proprie attività. Ha fatto in modo che tutto venisse tracciato, per fornire delle metriche di gestione ai supervisori, che sono così in grado di calcolare le proprie KPI.
Nel complesso si possono riscontrare i seguenti benefici.
– Il personale operativo che svolge l’attività ha una todo list decisamente pratica e di facile condivisione.
– I tempi dedicati al data entry, ossia all’inserimento delle informazioni su digitale, è ridotta fino al 70%.
– Si ha un risparmio di uso della carta del 50%
– Vengono generati all’istante i rapportini di intervento, che possono rimanere su digitale ed essere ritrovati.
– L’analisi dei dati avviene in real-time.
– Se è necessario reperire un documento vecchio di mesi, viene estratto velocemente.
– Si ha una drastica riduzione della perdita di informazioni.
– I casi di non conformità sono più rari.
– I tempi di passaggio di consegna e i cycle time sono inferiori anche del 40%, consentendo un aumento generale delle performance.
Il software Pa-TRON realizzato dallo studio Connessioni Aperte per la gestione di facilities e manutenzioni, integra tutte le funzionalità descritte. Inoltre, nel cruscotto il supervisore può monitorare, in tempo reale, le attività svolte e quelle non ancora effettuate, rispetto ai programmi concordati.