Come si conservano le fatture elettroniche? Per quanto tempo?
Come ormai tutti sappiamo dal 1° gennaio del 2019 aziende e professionisti sono obbligati ad emettere la fattura elettronica, ad esclusione di chi opera in regime forfettario.
Nonostante sia passato più di un anno, se tutti sono per forza di cose in regola con l’emissione delle fatture in formato elettronico, in molti ancora brancolano nel buio per quel che riguarda la conservazione di tali fatture.
C’è chi le stampa e le mette in un cassetto, c’è chi le salva sul proprio pc, chi le lascia giacere nella PEC, chi invece segue le regole per una corretta conservazione sostitutiva dei documenti fiscali, come dicono le varie regole che normano la questione.
Come si fa quindi la conservazione delle fatture?
Per fare correttamente conservazione sostitutiva delle fatture bisogna ovviamente seguire tutta una serie di regole, sia per conservare le fatture emesse che quelle ricevute, ma all’inizio ci si presente di fronte ad una scelta da fare:
- Conservare i documenti in proprio
- Delegare ad un ente/servizio esterno di conservazione
- Affidarsi al servizio gratuito dell’agenzia delle entrate.
Per chi decidesse di scegliere la strada della conservazione “at home” va ricordato che il metodo di conservazione deve sempre tener fede ad una serie di caratteristiche:
- Identificazione certa dell’emittente
- Integrità del documento (non deve essere manipolabile)
- Leggibilità
- reperibilità del documento
Il processo di conservazione delle fatture può quindi avvenire all’interno dell’azienda stessa o comunque di chi ha prodotto tali fatture e segue queste fasi:
- La fattura elettronica viene presa in carico da chi crea il “pacchetto di versamento”, cioè da chi inizia il trasferimento del documento nel sistema di conservazione.
- Il sistema acquisisce il pacchetto di versamento che ne verifica la bontà secondo le regole che devono essere scritte nel “manuale di conservazione” (redatto e sottoscritto dal responsabile della conservazione) e seguendo le regole per i formati elettronici.
Per maggiori informazioni sulle regole tecniche potete rifarvi al D.P.C.M. 3 dicembre 2013 - Una volta accettato il pacchetto il sistema emetterà un “rapporto di versamento“, cioè un documento che ne attesta la presa in carico, e questo rapporto dovrà avere un numero identificativo univoco.
tale documento deve contenere:– Un riferimento temporale
– Una firma digitale - Al termine del processo viene quindi creato il “pacchetto di archiviazione“, sottoscritto con firma digitale dal responsabile della conservazione.
Il servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate
Se si decidesse di non seguire la strada della conservazione sostitutiva in casa ma di affidarsi al servizio gratuito dell’agenzia delle entrate, basta andare sul sito dell’AdE dove troviamo la piattaforma “Fatture e corrispettivi” ed iscriversi al servizio.
L’agenzia garantisce la conservazione elettronica delle fatture secondo normativa (D.M. 17.6.2014) ed ovviamente dopo aver siglato un accordo tra le parti.
Se si decide di seguire questo sistema, però, state bene attenti che il servizio ha anche i suoi difetti.
Infatti, per aziende di piccola o media grandezza il servizio offerto potrebbe anche essere valido ed efficace, questo perché non vi sono grandi numeri di documenti da archiviare, ma per aziende più strutturate si rischia di andare incontro ad alcuni limiti della piattaforma.
Uno dei difetti palesi del servizio offerto dall’Agenzia delle entrate è la non conservazione delle ricevute generate dal sistema di interscambio, spesso significative per l’archivio dal punto di vista fiscale.
Il servizio quindi consente di conservare solo ed esclusivamente le fatture elettroniche in formato XML.
Inoltre, non vengono conservati i dati che fanno riferimento alla relazione esistente tra una fattura d’acquisto ed il registro IVA.
Un secondo difetto, motivo per cui se si dispone di un numero notevole di documenti da conservare questo servizio è sconsigliabile, sta nel fatto che la conservazione non è automatizzabile, ma bisogna fare caricamenti manuali di volta in volta.
Insomma, ogni tot tempo dovete preparare dei lotti da caricare manualmente sulla piattaforma, con considerevole perdita di tempo.
Se quindi non volete accollarvi l’onere di fare la conservazione sostitutiva dei documenti in azienda ma tanto meno volete affidarvi al servizio offerto dall’AdE, l’unica strada che vi rimane, la più ragionevole, è quella di affidarsi ad un azienda fornitrice di servizi in outsourcing di conservazione dei documenti come la vicentina Ardesia, società specializzata in gestione documentale con servizi su misura.
Per quanto tempo vanno conservate le fatture elettroniche?
L’intero processo di conservazione delle fatture elettroniche prevede che vengano archiviate e salvate su supporti ottici che ne garantiscano la reperibilità e leggibilità nel tempo, ma quanto è questo tempo?
La tempistica di conservazione in questo caso è regolata dal codice civile, così come succede anche per le classiche fatture cartacee, e quindi le fatture elettroniche vanno conservate per almeno 10 anni.