Digitalizzare un processo aziendale porta una maggiore efficienza ed una riduzione dei costi.
Un corretto workflow documentale può portare molti vantaggi per le aziende che si strutturano in tal senso dal punto di vista tecnologica e di risorse umane.
Questo risultato però lo si può ottenere solo con l’uso di strumenti professionali e possibilmente con una estione documentale svolta in outsourcing.
Sul mercato esistono molti software e/o piattaforme per fare Gestione Elettronica Documentale ma spesso l’uso di questi software viene confuso con la digitalizzazione del processo documentale aziendale.
In sostanza, se vuoi digitalizzare la tua azienda e vuoi fare conservazione sostitutiva a norma di legge non devi pensare a quali documenti è necessario digitalizzare, ma a come trasformare l’intero tuo processo documentale.
In tal modo, portando il tuo workflow documentale da analogico a digitale avrai nel tempo trasformato anche tutti i tuoi documenti in copie digitali a norma, e la gestione documentale della tua azienda proseguirà poi con minor fatica.
Se hai notato, ho scritto un paio di volte “a norma di legge”, perché qui sta il nocciolo della questione.
Non è difficile digitalizzare un processo, trasformare i documenti da analogici a digitali, conservare i documenti, ma farlo seguendo le normative vigenti è tutta un altra cosa.
Per trasformare un processo documentale ti devi affidare ad aziende esperte in tal senso, con un profondo know-how sulla conservazione sostitutiva e sulla gestione documentale come lo è Ardesia Srl, società di Vicenza impegnata da più di 20 anni in questa sfida.
Le competenze assimilate permettono di trasformare un processo secondo due importanti criteri seguendo le normative e le regole tecniche, rendendo più efficente l’intero workflow documentale senza correre il rischio di cadere in sanzioni anche pesanti.
Ad esempio, con l’avvento della fattura elettronica con obbligo a partire dal 1° gennaio del 2019, molti professionisti ed aziende si sono trova di punto in bianco a dover gestire fatture digitali senza averne le competenze.
Lo sapevi che una fattura elettronica va conservata per 10 anni, sia emessa che ricevuta?
Ecco quindi che rivolgersi a professionisti del settore può essere non solo d’aiuto nello sgravare compiti tecnici, ma anche per evitare sanzioni amministrative.
La trasformazione da analogico a digitale
Nella gestione del workflow documentale tutti i documenti hanno un ciclo di vita, vengono creati, processati e poi vengono conservati.
Per gestire al meglio tutto questo bisogna prevedere delle procedure precise che definiscano le tecniche e le regole per :
- Creare i documenti.
- Rendere i documenti condivisibili e collegati logicamente.
- Conservare dei documenti.
Tutto questo va a toccare l’intero processo, che può quindi comprendere documenti che vanno dalle fatture ai contratti, passando per gli ordini ai fornitori fino alla programmazione giornaliera dei reparti produttivi. Insomma, tutto può essere digitalizzato e collegato, creando un workflow gestionale che semplifica e automatizza molte incombenze.
I Vantaggi della gestione documentale
Per semplificare, potremmo sintetizzare i vantaggi dell’uso di un processo digitalizzato della gestione documentale con:
- Riduzione sensibile dei costi.
Oltre a semplificare e automatizzare i processi, da cui ne deriva un risparmio in termini di risorse umane, avere un processo digitalizzato permette di evitare errori o inefficienze dovute ad esempio al mancato collegamento logico tra reparti.
Immaginate un reparto logistico ed un reparto produttivo non correttamente gestiti, prima o poi la produzione risentirà di mancati approvigionamenti della logistica. Con la gestione documentale digitalizzata e a norma questo non succederebbe. - Documenti sempre disponibili.
Basta archivi cartacei dove la polvere regna sovrana e i documenti che servono non si trovano mai. Con la gestione documentale i documenti sono di facile reperibilità in qualsiasi momento e da ogni terminale. - Documenti non modificabili.
La conservazione a norma di un documento garantisce la sua inalterabilità, cioè che resterà sempre conforme all’originale. Anche questo accade solo se ti attieni alle corrette normative tecniche.
Altri vantaggi legati alla gestione elettronica documentale sono indubbiamente di carattere meno tecnico, ma pur preziosi in termini economici:
- Meno consumo di carta e toner
- Riduzione degli archivi fisici
Insomma, non c’è una ragione valida per non passare alle gestione documentale digitalizzata.
Cosa aspetti?